Come scrivere buone e-mail (3)

Un e-mail efficace moltiplica il valore del tuo messaggio

Un buon e-mail è una risorsa importantissima per un esito positivo della trattativa. Scrivere e-mail efficaci aumenta il valore della Vostra comunicazione, e dà un’immagine positiva e professionale di Voi stessi e della Vostra azienda.

18) Concisione
Essere concisi fa risparmiare tempo a chi scrive e a chi legge. Essere concisi non vuol dire scrivere meno di quanto serve per essere chiari e precisi, ma semplicemente non fare giri di parole inutili, non perdersi in luoghi comuni, non ripetere le cose e attenersi unicamente a quanto trattato nell’oggetto del messaggio. Per “scorciare” a volte – se la situazione lo permette – si può scrivere l’e-mail, metterlo da parte senza spedirlo e rileggerlo dopo alcune ore o magari il giorno dopo, e verrà più facile capire dove accorciare il testo.

19) Rispetto e considerazione per il destinatario
Quanto scritto finora si può riassumere con queste parole: rispetto per il destinatario del messaggio. Basta tener presente questo per aderire alla maggior parte dei punti precedenti. Chi legge nota il rispetto che gli portiamo, ed esso avrà un effetto positivo dal punto di vista commerciale. Inoltre, “rispettando” il destinatario, saremo considerati persone che hanno rispetto per il lavoro in generale e – se siamo dipendenti – per la ditta dove lavoriamo, e questo farà segnare ulteriori punti a nostro vantaggio.

20) Chiudere il messaggio
Dopo la firma è auspicabile inserire (spesso si può fare in maniera automatica) tutti i dati che riguardano la ditta e i mezzi per contattarci: ragione sociale, indirizzo completo di CAP e di sigla della nazione (nel caso di abituali contatti con l’estero), telefono, fax, e-mail e sito Internet, numero di cellulare. Così facendo il destinatario avrà riepilogato in poco spazio tutto quanto gli serve per contattarvi rapidamente. Una volta di più, lo avrete servito bene, e avrete giovato alla vostra professionalità e a quella della Ditta nella quale operate.

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Grazie per l’attenzione.

Flavio Pacini

Novembre 2007